Meilleur logiciel gratuit de gestion de documents 2023 [Simple et gratuit] (2024)

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Meilleur logiciel gratuit de gestion de documents 2023 [Simple et gratuit] (1)

  • Qu'est-ce qui fait le meilleur logiciel de gestion de documents gratuit ?
  • Meilleures options de logiciels de gestion de documents gratuits
  • 1. OpenDocMan
  • 2. OpenKM
  • 3. OnlyOffice
  • 4. Hightail
  • 5. Confluence
  • Dernières pensées
  • commentaires

Si vous souhaitez économiser de l'argent, mais avez besoin d'un espace fiable pour stocker et gérer des documents, rejoignez-nous car nous partageons certaines des meilleures options gratuites disponibles dans le monde des systèmes de gestion de documents.

Meilleur logiciel gratuit de gestion de documents 2023 [Simple et gratuit] (2)

Par Dan Ginn (Scénariste)
- Dernière mise à jour: 2022-05-30T15:06:59+00:00Faits vérifiés par Jasna Mishevska

Si vous avez besoin d'une maison numérique pour tous vos documents mais que vous ne voulez pas dépenser d'argent, nous allons partager avec vous le meilleur gratuitgestion de documentslogiciels autour. Ce n'est pas parce qu'ils sont gratuits qu'ils ne sont pas à la hauteur. Nous serions heureux d'utiliser tous les services que nous nous recommandons.

Points clés à retenir:

  • OpenDocMan est le meilleur logiciel de gestion de documents gratuit disponible.
  • OpenKM est le rival le plus proche d'OpenDocMan et sert de poste de travail solide.
  • Confluence et Hightail attirent les utilisateurs créatifs et ceux qui travaillent au sein de petites équipes.

Bien entendu, tout service gratuit est assorti de limitations. Si vous êtes une moyenne à grande entreprise à la recherche d'un logiciel de gestion de documents qui chante et danse, les options ci-dessous peuvent ne pas suffire.

Cependant, si vous êtes un utilisateur personnel ou une petite entreprise cherchant à gérer efficacement vos « documents » numériques, la sélection ci-dessous vous aidera à garder vos documents en ordre.

  • Pour la facilité d'utilisation, les fonctionnalités et la polyvalence, OpenDocMan est le meilleur DMS gratuit.

  • Oui. OpenDocMan propose une version gratuite. Cependant, des plans payants sont également disponibles.

  • Nous pensons qu'Egnyte est le meilleur logiciel global de contrôle de documents. Lisez notre intégralitéLa critique d'Egnyte.

  • Un logiciel open source est un code source libre d'utilisation qui donne aux utilisateurs la possibilité de modifier et de redistribuer le code, souvent pour améliorer le logiciel.

Qu'est-ce qui fait le meilleur logiciel de gestion de documents gratuit ?

Le meilleur logiciel de gestion de documents gratuit offre autant de fonctionnalités de qualité que possible, sans vous demander votre argent. Bien qu'il soit gratuit, nous nous attendons toujours à voir un niveau de sécurité standard dans l'industrie, une plate-forme bien conçue et des fonctionnalités de gestion de documents de base telles que les fonctionnalités de recherche et d'organisation.

  • OpenDocMan— Meilleur logiciel de gestion de documents gratuit disponible
  • OpenKM— Meilleur DMS gratuit pour les automatisations
  • UniquementBureau— Meilleur logiciel de gestion de documents gratuit pour les utilisateurs uniques
  • Hightail— Meilleur DMS gratuit pour les créatifs
  • Confluence— Meilleur logiciel de gestion de documents gratuit pour plusieurs utilisateurs

Ces produits offrent de nombreuses fonctionnalités clés que l'on souhaiterait pour gérer des documents. Les options open source surpassent les entreprises privées proposant des plans gratuits, mais même elles ont des fonctionnalités idéales pour certains utilisateurs. Lisez notremeilleures pratiques de gestion de documentspour apprendre à tirer le meilleur parti de chaque fonctionnalité.

Les 5 meilleures options de logiciels de gestion de documents gratuits

Toutes les options ci-dessous offrent un plan gratuit complet et de longue durée. Bien que de nombreux services proposent des essais gratuits, ils ne durent généralement qu'un mois. Avec les sélections ci-dessous, vous pouvez être sûr que vous aurez un compte gratuit tant que le service sera actif.

1. OpenDocMan

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Plus de détails sur OpenDocMan :

  • Tarification: Forfait gratuit disponible
  • Site Web du fournisseur:opendocman.com

Avantages:

  • Stockage de documents
  • Utilisateurs illimités
  • Balisage personnalisé
  • Fonctions de recherche avancées

Les inconvénients:

  • Conception datée

OpenDocMan est l'une des rares solutions de gestion de documents open source disponibles et est un choix populaire au sein de la communauté open source.

Vous pouvez ajouter des balises personnalisées de type métadonnées pour catégoriser les documents, ce qui facilite la recherche d'un document particulier. Il est également possible de créer des documents temporaires qui seront supprimés à la date d'expiration de votre choix.

L'interface utilisateur semble mieux placée sur le Web 1.0 en raison de sa conception obsolète. Cependant, si vous privilégiez la fonctionnalité à la forme, vous ne serez pas trop préoccupé par l'apparence de la plate-forme car elle fonctionne bien.

La gestion des versions de fichiers est disponible et les utilisateurs peuvent accéder à toutes les révisions apportées à un document spécifique. Vous pouvez également ajouter des décideurs autorisés à réviser et à accepter des documents nouveaux ou modifiés.

Automatisations utiles

Les utilisateurs peuvent configurer des e-mails automatisés chaque fois qu'un document est créé, visualisé ou modifié. De plus, les utilisateurs peuvent définir des expirations de fichiers automatiques. De telles automatisations placent OpenDocMan sur un pied d'égalité avec les services payants.

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Dans l'espace du marché libre, OpenDocMan est certainement la principale option pour ceux qui travaillent avec des documents numériques. Il est livré avec de nombreuses fonctionnalités clés que nous recherchons dans un DMS de premier plan, et malgré sa conception datée, il fonctionne extrêmement bien et vous donnera la plupart de ce dont vous avez besoin.

2. OpenKM

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Plus de détails sur OpenKM :

  • Tarification: Gratuit
  • Site Web du fournisseur:openkm.com

Avantages:

  • De nombreuses automatisations
  • Pistes d'audit configurables
  • Intégration bureautique

Les inconvénients:

  • Interface utilisateur obsolète

Le logiciel de gestion de documents OpenKM est fantastique pour gérer les documents. Il est livré avec des automatisations qui facilitent la vie. Les automatisations incluent, mais sans s'y limiter, les transformations de fichiers automatisées (pour transformer des documents Word en PDF), la sécurité automatique des fichiers et le déplacement automatisé des fichiers en fonction de la description et des métadonnées du fichier.

Les autres fonctionnalités incluent les signatures numériques, la gestion des versions de fichiers, la création de rapports et un gestionnaire de tâches intégré. Ces fonctionnalités font d'OpenKM davantage un poste de travail avec un DMS intégré, ce qui aide les utilisateurs à gérer tous les domaines de leur entreprise.

Reconnaissance optique de caractères

La reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d'éditer et de rechercher des données à partir de documents papier, de documents PDF et d'images. Les utilisateurs doivent prendre une photo du document et la télécharger sur OpenKM. La technologie OCR numérise le document et permet de le modifier et de le rechercher dans le DMS.

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OpenKM est l'un des meilleurs systèmes de gestion de documents gratuits disponibles. Cela peut prendre un peu de temps à comprendre et les outils de formation pourraient être meilleurs, mais une fois que vous vous y serez habitué, cela fonctionnera comme un système de gestion de documents très fiable.

3. OnlyOffice

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Plus de détails sur OnlyOffice :

  • Tarification: Forfait gratuit disponible pour un usage individuel
  • Site Web du fournisseur:onlyoffice.com

Avantages:

  • Système open source
  • Productivité et intégrations d'applications sociales
  • Outils de gestion de projet

Les inconvénients:

  • Forfait gratuit disponible uniquement pour les utilisateurs individuels

Développé par Ascensio System SIA, OnlyOffice est un service gratuit qui peut servir de DMS et de poste de travail. La plate-forme est une solution ouverte, qui conduit souvent à un meilleur produit, à plus de flexibilité et à une sécurité améliorée. Vous n'avez pas non plus à vous soucier d'une entreprise privée ayant la capacité de fouiner dans vos documents (nous vous voyons, OneDrive et Google.)

En termes de fonctionnalités, OnlyOffice dispose d'un créateur de documents intégré qui vous permet de créer des documents Word, des formulaires et des feuilles de calcul, ainsi que des fichiers audio et vidéo. C'est extrêmement basique et les utilisateurs personnels du forfait gratuit n'ont pas accès aux modèles de documents comme ceux d'un abonnement payant.

OnlyOffice est gratuit uniquement pour un usage personnel. Si vous travaillez en équipe, vous devrez chercher ailleurs ou essayer l'un des forfaits payants. La version gratuite est un système de gestion de documents simple, elle peut donc ne pas suffire aux utilisateurs ayant des besoins spécifiques.

Intégrer le stockage cloud externe

OnlyOffice vous permet d'intégrer une solution de stockage cloud externe comme Dropbox (lire notre article completExamen de la boîte de dépôt) avec la plate-forme, vous permettant d'accéder à des documents et à d'autres types de fichiers sans utiliser votre espace de stockage gratuit de 2 Go.

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Nous pensons qu'OnlyOffice pourrait offrir un peu plus que les os nus d'un espace pour stocker et créer des documents. C'est une bonne option pour tous ceux qui ne veulent pas utiliser les services grand public ; cependant, avec seulement 2 Go d'espace, vous devrez peut-être les utiliser de toute façon.

4. Hightail

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Plus de détails sur Hightail :

  • Tarification: Forfait gratuit disponible ; les plans payants commencent à 12 $ par mois, payés annuellement
  • Site Web du fournisseur:hightail.com

Avantages:

  • Conception innovante
  • Excellent pour les créatifs
  • Le stockage illimité est abordable

Les inconvénients:

  • Pas aussi lourd que la concurrence

Comme OnlyOffice, Hightail est limité quant à ce qu'il peut faire par rapport à un service payant. Le plan Lite gratuit offre seulement 2 Go de stockage et 100 Mo de tailles de téléchargement de fichiers. Cependant, nous aimons sa convivialité et certaines de ses caractéristiques uniques.

En ce qui concerne les fonctionnalités DMS, Hightail vous permet de créer des documents, de les classer dans des projets uniques et de partager des fichiers avec d'autres. Bien que la plate-forme dispose de fonctionnalités plus intelligentes pour organiser les documents, la plupart d'entre elles ne sont disponibles que sur les plans payants, ce qui laisse tomber le service gratuit.

Collaboration photo et vidéo

Bien que cet article cible principalement les utilisateurs à la recherche d'un espace pour les documents, nous serions négligents de ne pas mentionner certaines des meilleures fonctionnalités de Hightail qui se rapportent à la vidéo et aux images.

En plus des documents, vous pouvez télécharger des vidéos et des photos sur votre espace, et la partie impressionnante est que vous pouvez mettre en évidence des sections spécifiques d'une vidéo ou d'une image et laisser des commentaires en temps réel pour un autre membre de l'équipe.

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Ceux qui recherchent un système de gestion de documents standard qui propose une multitude de modèles et vous aident à suivre vos documents commerciaux critiques devraient opter pour une option différente. Cependant, pour ceux qui veulent un peu de tout, Hightail mérite votre attention.

5. Confluence

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Plus de détails sur Confluence :

  • Tarification: Forfait gratuit disponible ; les forfaits payants commencent à 5,50 $ par utilisateur et par mois
  • Site Web du fournisseur:atlassian.com

Avantages:

  • Ajoutez jusqu'à 10 utilisateurs
  • Livré avec contrôle de version
  • Intégrations Google Drive

Les inconvénients:

  • Aucune automatisation
  • Aucune collaboration

Confluence est un logiciel de gestion de documents qui offre un espace permettant aux petites équipes de créer et de stocker des documents relatifs à des projets spécifiques.

Il existe un traitement de texte de base dans lequel vous pouvez créer des documents originaux, ou si vous recherchez quelque chose de spécifique - comme un tableau de performances - vous pouvez choisir parmi les nombreux modèles disponibles sur la plate-forme. Il existe également une barre de recherche qui vous permet de localiser facilement des documents spécifiques.

Le plan Confluence gratuit permet jusqu'à 10 membres, qui peuvent tous contribuer des documents à l'espace que vous créez. En tant que groupe, vous partagez les 2 Go de stockage en nuage, ce service ne convient donc qu'à une utilisation légère.

De nombreuses intégrations d'applications

Confluence a rendu possible l'intégration d'applications tierces dans le service. Les utilisateurs peuvent intégrer Google Drive (lisez notre intégralitéExamen de Google Drive). Cela permet aux utilisateurs d'intégrer des fichiers Google Docs et Drive directement dans le contenu créé dans Confluence.

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Confluence manque de nombreuses fonctionnalités intelligentes et organisationnelles que vous obtiendriez avec un système de gestion de documents haut de gamme, mais rappelez-vous, c'est gratuit.

Dans cet esprit, nous pensons que la plate-forme a créé quelque chose qui a suffisamment de caractère pour attirer ceux qui ont un budget existant faible (ou inexistant). Avec l'ajout des intégrations d'applications, nous avons un système de gestion de documents plus que performant.

Dernières pensées

Trouver le meilleur système de gestion électronique de documents gratuit n'est pas facile, mais ce n'est pas impossible. Ce n'est pas parce que vous ne remettez pas votre argent que vous devez vous contenter de moins en termes de fonctionnalités disponibles - et nous pensons que la sélection ci-dessus le prouve.

Pour nous, OpenDocMan et OpenKM sont les options gratuites parfaites. Ils offrent tous deux des automatisations intelligentes et disposent de fonctionnalités de recherche et de catégorisation fantastiques. S'ils mettaient à jour leurs conceptions d'interface utilisateur, ils seraient sur le point d'offrir le DMS parfait.

Les autres options, bien qu'un peu minces sur les fonctionnalités, vous aideront également à garder vos documents en ordre, tout en offrant des fonctionnalités intéressantes pour vous offrir une meilleure expérience utilisateur. Quoi qu'il en soit, quel que soit le service que vous choisissez, nous sommes convaincus qu'aucun d'entre eux ne vous laissera tomber.

Pendant que vous y êtes encore, lisez notregestion de documents vs gestion de contenuguide pour savoir en quoi ils diffèrent.

Quel DMS gratuit utilisez-vous ? Selon vous, quelle est la meilleure option parmi la sélection ci-dessus ? Y a-t-il un DMS que vous aimeriez que nous examinions ? Faites le nous savoir dans les commentaires. Merci d'avoir lu.

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Birthday: 1994-08-17

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Job: Central Manufacturing Supervisor

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